Einer der wichtigsten Faktoren bei der Planung eines Events oder eines Meetings ist es, eine passende Event-Location zu finden und diese bestmöglich an die Ziele der Veranstaltung anzupassen. Die Ansprüche an eine Location sind sehr vielschichtig: einerseits sind natürlich Größe, Lage und Flexibilität zu beachten, andererseits soll der Veranstaltungsort auch zur Marke, zur Identität und zur Botschaft passen. Darüber hinaus ist auch das Event-Layout von elementarer Bedeutung für die positive Nutzererfahrung.
Traditionelles Event-Layout – Vor- und Nachteile
Oftmals sind die wichtigsten Entscheidungskriterien für die Wahl eines Veranstaltungsortes Anzahl der Besucher und die Anzahl der Referate und der damit verbundenen, notwendigen Räume. Diese Überlegungen führen oftmals zu einem traditionellen Event-Layout, das durchaus seine Vorteile hat – insbesondere in der Raumeffizienz. Nachteilig wirkt sich bei dieser Herangehensweise oft aus, dass Räume und Flächen für Interaktion und Bewegung fehlen. Dies hat zur Folge, dass die Teilnehmer quasi von A nach B „geschleust“ werden, und gar nicht die Möglichkeit haben, zu interagieren. Damit geht ein wesentlicher Vorteil von Veranstaltungen verloren.
Um diesen Aspekt von Anfang an berücksichtigen zu können, arbeitet MCI nach dem „Pink!Way“ – in diesem Prozess ist „identify“ der erste Schritt zur Analyse der relevanten Erfolgsfaktoren, Ziele und der Strategie einer Veranstaltung. Und da gehört maßgeblich auch die frühzeitige Planung des räumlichen Layouts dazu: Welches ist der spezifische Zweck eines Raumes, wie soll er auf die Teilnehmenden wirken? Welche Atmosphäre soll vermittelt werden, wo sind aktive und wo sind ruhigere Zonen wichtig…
Innovative Optionen zur Steigerung der Dynamik
Beim Entwurf des Raumlayouts und der Atmosphäre ist die verfügbare Menge an Platz der Location zu berücksichtigen. Ebenso wichtig ist es, die Wege entsprechend zu planen, um die Bewegungen der Teilnehmenden so zu steuern, dass diese sich einfach und schnell orientieren können und keine Engpässe entstehen, die zu „Staus“ führen. Abhängig vom Programm einer Veranstaltung kann hier mit innovatives Layout der Location die Prozesse optimieren, die Nutzer-Erfahrung („user experience“) positiv beeinflussen und so zum nachhaltigen Erfolg einer Veranstaltung beitragen.
High-Tech ist ein Muss
Mittlerweile verfügt fast jede Event-Location über einen eigenen – im Idealfall geschützten – WLAN-Zugang. Was aber oftmals unbeachtet bleibt ist die Leistungsfähigkeit des Netzes. Gerade bei Veranstaltungen mit vielen Teilnehmenden bricht die Leistung eines vorhandenen Netzwerkes oftmals ein, so dass die Nutzer nur noch eingeschränkten Zugang haben. Ebenso ärgerlich sind Funklöcher innerhalb der Räumlichkeiten. Auch dies verschlechtert die Nutzererfahrung dramatisch. Ein kleiner Tipp: denken Sie daran, dass so genannte „Extender“ zwar WLAN-tote Zonen vermeiden helfen, dass dadurch aber die Bandbreite nochmals weiter sind.
Es geht nicht nur darum, nett auszusehen:
Ein Event muss seinen eigenen Stil haben, und dieser wiederum muss zur Strategie und zum Konzept passen. Die Ästhetik ist also in jedem Fall ein weiterer relevanter Punkt, der zum Erfolg einer Veranstaltung führt. Dabei geht es aber nicht darum, dass es einfach „nett“ oder „schön“ aussieht: die Optik muss immer an die Botschaft und die Zielsetzungen geknüpft werden: reine Informations-Vermittlung bedingt eine eher klar, kühle Ästhetik, während eine Emotionen eher mit warmen Farben und einer stimmigen Beleuchtung unterstützt werden können. In jedem Fall sorgt die richtige Ästhetik auch für die richtige Stimmung der Teilnehmenden und damit für eine schnellere und nachhaltigere Verankerung der Botschaften.
Neben diesen Gestaltungsprinzipien gibt es zahlreiche weitere Möglichkeiten, bereits in der Layout-Phase einer Veranstaltung sicher zu stellen, dass Erscheinungsbild und Botschaft eines Events zusammenpassen und bei den Teilnehmenden einen stimmigen Gesamteindruck bewirken. MCI ist auch dafür genau der richtige Ansprechpartner: Stellen Sie uns auf die Probe: wir unterstützen Sie von A bis Z bei der Konzeption, Planung und Durchführung Ihres Events oder Kongresses.
