KONGRESS DER ZUKUNFT – SCHLAGWORT ODER ECHTER TREND?

Nach wie vor sind Kongresse und Tagungen wichtige Veranstaltungen der wissenschaftlichen Wissensvermittlung. An Kongressen werden Informationen geteilt, es werden neue Konzepte besprochen und Kontakte geknüpft.

Während noch vor ein paar Jahren für diese Aktivitäten gar keine andere Möglichkeiten existierten, als sich physisch zu treffen, gibt es heute unzählige Alternativen, um im Prinzip das Gleiche zu erreichen: Wissensvermittlung kann mit Webinaren, Podcasts und anderen technischen Tools erfolgen, für Konzept-Entwicklungen gibt es so genannte user-groups und die sozialen Netzwerke übernehmen einen großen Teil der persönlichen Kontaktaufnahme und -pflege. Faktisch gibt es somit scheinbar immer weniger Gründe, sich vor Ort, „face to face“ zu treffen. Und dennoch wird das Instrument Kongress nicht aussterben – vorausgesetzt, es passt sich den Entwicklungen und den damit verbundenen Erwartungen der Teilnehmer an.

Kongress und Zukunft – passt das?

Wir stehen also vor der Situation, eine traditionelle Form der Wissensvermittlung in eine moderne Form einer Veranstaltung zu transformieren. Wie bei allen derartigen Veränderungen muss eines vor allem anderen klar sein: „Alter Wein in neuen Schläuchen“ ist KEIN Kongress der Zukunft. Bei einer zukunftsgerichteten und -gerechten Kongressform für die Zukunft braucht es bedeutend mehr, als nur eine neue Verpackung, neue Formate – auch wenn Die einen relevanten Teil eines Kongresses darstellen – oder einer oberflächlichen „Digitalisierung“ in Form von technischen Instrumenten, die eher wie ein digitales Feigenblatt wirken, als tatsächlich einen wirklichen Schritt nach vorne darstellen. Aber ja: Kongress und Zukunft passen hervorragend zusammen. Wenn wir uns von althergebrachtem Denken lösen.

Die Zukunft liegt auf dem Weg – gehen statt springen

Wenn wir vom „Kongress der Zukunft“ sprechen, dann reden wir nicht von den nächsten 2 oder 3 Jahren – wir reden von den nächsten 15, 20 oder 30 Jahren. Einer Zeit also, die wir aller Wahrscheinlichkeit nach nicht mehr als aktive Kongress- und Event-Organisatoren erleben werden. Dennoch hilft es, Visionen zu schaffen, das heute noch Undenkbare zu formulieren, Hypothesen aufzustellen und sich vorzustellen, wie es sein könnte, wenn nichts mehr so sein wird, wie es heute ist. Aber: Der Weg dorthin ist unser Alltag. Das bedeutet: Um in (ferner) Zukunft erfolgreich zu sein, müssen wir uns heute auf den Weg dorthin machen. Nur wer vorwärts geht, kommt an.

Zukunft kann man nicht kennen, nur ahnen

1982 wurden Leute gefragt, wie sie sich die Zukunft im Jahre 2000 vorstellen – 18 Jahre sollten sie in die „Zukunft sehen“. Hier einige der Antworten:

• „Im Jahr 2000 sollen Computer im Buchformat erhältlich sein, darin stehen dann alle Informationen einer großen Bibliothek“
• „Im Jahr 2000 überwachen sich Autos selbstständig und teilen uns mit, wie lange die Fahrt noch dauert und wie weit wir noch vom Ziel entfernt sind. Zudem sagt uns das Auto, wenn sich diesbezüglich Änderungen ergeben.“
• „Mit Hilfe einer Fernsteuerung lassen sich Geräte im Haus steuern: Fernseher, Licht, aber auch andere Geräte kann man bequem vom Sessel aus bedienen.“

Sie können sich ein Lächeln nicht verkneifen? Denken wir für einen Moment mal in umgekehrter Richtung: Wer von uns kann heute noch spontan sagen, wie das Leben vor 30 Jahren war? Man kann und mag es sich kaum mehr vorstellen.

Zukunft ist nicht vorhersehbar – sie ist nur zu vermuten. Planbar auch, bis zu einem gewissen Grad, aber planen heißt halt immer auch, den Zufall durch den Irrtum zu ersetzen. Was wir aber mit Sicherheit sagen können: Die Zukunft kommt und sie wird sich anders manifestieren, als wir es uns heute vorstellen können. Was uns aber nicht daran hindern darf, weit zu denken und dabei kleine Schritte in diese Richtung zu unternehmen. Und unseren Weg immer wieder zu überprüfen.

Was wissen wir vom Kongress der Zukunft?

Ehrlich? Nichts – ist ja Zukunftsmusik. Wir ahnen aber, dass sich der technologische Fortschritt nicht wird aufhalten lassen. Bestehende Technologien aus anderen Gebieten werden Einzug ins Kongresswesen halten, neue Technologien werden entwickelt und eingesetzt werden. Datenströme werden größer, schneller und besser analysierbar. Prognose-Instrumente werden genauer werden und jede Art des Trackings wird verfeinert werden.

Wir wissen aber auch etwas ganz anderes: Dass sich die Technologie schneller entwickelt als der Mensch. Ursprüngliche Bedürfnisse, tief in uns verankert, wie der Wunsch nach persönlichen Kontakten, nach einem persönlichen Austausch, nach gemeinsamen Erlebnissen – physischen Erlebnissen, nach dem Gefühl der Gemeinsamkeit – all das wird bleiben und sich sogar noch verstärken. Gerade dadurch, dass es Alternativen gibt, wird der Mensch immer mehr Wert darauf legen, als Gegenpol das Persönliche ebenfalls zu haben.

Wo setzt die Entwicklung zum Kongress der Zukunft an?

MCI als Kongress- und Eventagentur (das gilt natürlich für alle anderen auch) würde einen großen Fehler begehen, wenn wir den Weg und die Zeit bis zum Eintreffen der Zukunft nicht berücksichtigen würden. Deshalb: Visionen ja, aber der Weg ist ein irdischer. Und dieser Weg wird kein leichter sein…

Der Weg zum Kongress der Zukunft beginnt heute und wir gehen ihn mit den Menschen, die heute Kongresse besuchen. Und morgen. Und in einem oder zwei oder drei Jahren – für diese Menschen entwickeln wir Schritt für Schritt neue und innovative Formate, Ideen, Vorschläge und Konzepte ohne deswegen die Megatrends und Entwicklungen aus dem Auge zu verlieren.

Heute ist auch schon Zukunft

Ein Kongress ist eine Zusammenkunft von Menschen. Diese Menschen bringen Erfahrungen, Wünsche, Bedürfnisse mit und diese Anforderungen haben sich in den letzten paar Jahren dramatisch verändert. Die Anforderungen sind mit den Möglichkeiten, die der Alltag bietet, gewachsen und damit normal geworden. Wir sprechen hier von „Standard-Bedürfnissen“ deren Erfüllung lediglich zu einer neutralen, keineswegs aber positiven Beurteilung eines Kongresses führt. Ein paar Stichworte dazu:

• Der Umgang mit dem Internet: Jeder Kongressteilnehmer ist heute auch ein online-shopper. Er (oder natürlich Sie) holt sich Informationen aus dem Netz, jede bucht und kauft zumindest sporadisch online – dass ein Kongress eine user-freundliche Webseite hat, ein einfaches Login-System, umfassende Buchungsmöglichkeiten und eine push-Funktion für Neuigkeiten erfüllt somit grade mal die Grundbedürfnisse. Das Vorhandensein dieser Möglichkeiten löst keine Begeisterung mehr aus, das Fehlen aber Frustration.
• Die sozialen Netzwerke: Fast jeder Kongressteilnehmer ist in irgendeinem sozialen Netzwerk aktiv. Natürlich erwartet er deshalb, dass dies für den Kongress auch gilt – denn diese Kanäle erleichtern erheblich kurzfristige Informationen und den Kontakt zu Gleichgesinnten. Darüber hinaus funktionieren die Algorithmen dieser Netzwerke so, dass „interessenspezifische Informationen“ gezielt ausgespielt werden – bewusst oder unbewusst weiß der Teilnehmer also, dass die Nutzung eines sozialen Kanals ihn mit notwendigen Informationen versorgen wird, um die er sich selbst nicht mehr kümmern braucht.
• Reine Informationsbeschaffung: Es gibt kaum (!) Informationen, die sich nicht auch anders beschaffen ließen als auf einem Kongress – vielleicht etwas später, aber vorhanden sind sie oder werden sie sein. Wenn es um reine Informationen geht, besteht also keinerlei Notwendigkeit, sich physisch an einen Ort zu begeben, Zeit und Geld zu investieren – das alles könnte man billiger, einfacher und direkt speicherbar auch mit anderen Mitteln erreichen.

Aber – und das ist der ganz große Vorteil und die Chance für Kongresse – alle diese Punkte beziehen sich auf „Fakten“. Die emotionalen Bedürfnisse werden davon weder berührt noch damit abgedeckt. Und deshalb verändert sich der Kongress der Zukunft heute schon in Richtung: „Mehrwert“. Und zwar emotionalen Mehrwert.

Veranstaltungsformate schaffen Erlebnisse

Wenn wir uns die Tatsache vor Augen halten, dass Informationen per se keinen Mehrwert mehr bieten, dann wird uns klar, dass ein moderner, zeitgemäßer Kongress sich nicht die Frage stellen muss, ob und welche Informationen kommuniziert werden, sondern wie das geschieht. Die Form der Informationsübermittlung wird zum Garant des Mehrwertes, nur wenn an einem Kongress Informationen anders, emotionaler, interaktiver und damit zielgruppengerechter vermittelt werden als es über die reinen Informationskanäle (noch) möglich wäre, entsteht ein Mehrwert, eine Bedürfnisbefriedigung und damit die Basis für den Erfolg. Ein zugegebenermaßen seltsam anmutender Vergleich möge das verdeutlichen:

Sie können einen Sonnenuntergang am Meer, am Palmenstrand beschreiben. Sie können Bilder zeigen, sie können eine Story beschreiben, sie können Emotionen beschreiben und alle Informationen vermitteln, von der Wasser- über die Lufttemperatur bis hin zum opulenten Buffet des Hotels. Der Leser weiß jetzt alles. Keine Information bleibt ihm verborgen – aber er hat den Sonnenuntergang nicht erlebt. Er hat die Luft nicht gerochen, das Salz nicht geschmeckt, er hat nicht seiner Begleitung in die Augen geschaut… kurz: er weiß alles, fühlt aber wenig. Genau DAS ist die Chance eines Kongresses: Emotionen, Erlebnisse schaffen, die Gefühle ansprechen, das Nicht-Fassbare fassbar machen und tief auf der emotionalen Ebene verankern. Wir nennen sowas ganz cool „Nachhaltige emotionale Wirkung“.

Veranstaltungsformate als Start in die Zukunft

Es wäre falsch, zu glauben, die Form werde wichtiger als der Inhalt – der Inhalt bleibt die Basis. Die beste Form kann über schlechten Inhalt nicht hinwegtäuschen. Aber der beste Inhalt bleibt nicht „hängen“, wenn er in unpassenden Formen und Formaten kommuniziert wird. Die Kongressteilnehmer von heute haben diesbezüglich klare Vorstellungen:

• Interaktion und aktive Teilnahme (besser noch: Teilhabe) an der Informationsvermittlung
• Der Wunsch, sich zu positionieren, sich einzubringen und einen gedanklichen Prozess anzustoßen
• Sich auszutauschen und neue Erkenntnisse zu „erarbeiten“
• Gleichberechtigt zu sein und als integrativer und wichtiger Teil eines Kongresses wahrgenommen zu werden.
• Flexibel zu sein in der Auswahl der Informationen, die man sich beschaffen möchte – ohne deshalb auf die anderen Inhalte verzichten zu müssen
• Gespräche und Diskussionen zu führen, die sich entwickeln, sie möchten – bildlich gesprochen – mitkochen und nicht ein Fertiggericht serviert bekommen.

Der Weg in die Zukunft ist mit Formaten gepflastert

Denken wir groß, aber handeln wir schrittweise – um beim Kongress der Zukunft anzukommen, müssen wir den Weg dahin gehen. Formate sind DIE Instrumente, die uns für die nächsten zwei, drei, vielleicht 5 Jahre begleiten werden: MCI entwickelt genau aus diesem Grund permanent neue Formate, die genau auf die Bedürfnisse der Zielgruppen abgestimmt sind, Formate, die es ermöglichen, genau die gewünschte Interaktion, Beteiligung, Diskussionstiefe und emotionale Einbindung zu gewährleisten und die daher sicherstellen, dass Kongress- und Veranstaltungsteilnehmer einen nachhaltig wirkenden emotionalen Mehrwert über die reine Informationsvermittlung hinaus erfahren. Wir sind damit weiter und moderner als viele traditionelle, bestehende Kongresse – aber noch nicht soweit davon entfernt, als dass ein Mitmachen und eine Anpassung von traditionellen Strukturen und Abläufen nicht noch möglich wäre. Wir verstehen uns als Lokomotive: wir ziehen, wir schreiten vorwärts – aber immer nur so schnell und so stark, dass die angehängten Waggons folgen können und dass die Passagiere weiterkommen, aber nicht von ihren Sitzplätzen gerissen werden.

Fazit: Kongress der Zukunft: Ein Zukunftsprojekt

Wir müssen uns bewusst sein, dass wir die Zukunft ahnen können, aber nicht wissen, was genau passieren wird. Wir müssen Trends, Entwicklungen und Veränderungen im Auge behalten und mit den Bedürfnissen und Wünschen in Übereinstimmung bringen. Wir müssen Visionen haben, diese aber in nachvollziehbaren Schritten angehen. Und wir müssen uns von der Vorstellung lösen, dass das, was im Alltag von Kongressteilnehmern schon üblich ist, an einem Kongress als etwas Besonderes wahrgenommen wird.

Der erste Schritt zum Kongress der Zukunft ist, die gegenwärtigen Möglichkeiten voll auszuschöpfen und darüber hinaus Schritt für Schritt weiter zu gehen, neue Ideen und Konzepte zu entwickeln, zu testen und umzusetzen. Zusammen mit Kongressveranstaltern. Unsere Aufgabe als Kongress-Organisator ist es, hier den ersten Schritt in die Gegenwart zu machen, und dann den zweiten in die Zukunft.

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