Ende Oktober fand in Düsseldorf der 5. MCI Praxisworkshop statt. Die Fortbildungsveranstaltung fand in Kooperation mit der Düsseldorf Congress Sport & Event GmbH (DCSE) statt und widmete sich dem Thema „Insourcing vs. Outsourcing“. Gerade für größere Fachgesellschaften stellt sich die Frage, ob es sinnvoll ist, ein eigenes Kongressteam aufzubauen, oder ob es doch effizienter ist, die Fachkompetenz und Erfahrung eines PCO’s als Dienstleister einzukaufen.
Kongresserfahrung einkaufen oder aufbauen
Für den Aufbau einer Inhouse-Lösung argumentierte Martin Then, Geschäftsführer der Endoscience – Endokrinologie Service GmbH. Then sieht insbesondere im Bereich Mitgliederservice stichhaltige Argumente, die dafür sprechen, das Kongressmanagement in eigener Regie zu führen. Als weiteren Vorteil führte Martin Then die Wertschöpfungskette und die Kontrolle an. In beiden Bereichen biete eine Inhouse-Lösung deutliche Mehrwerte gegenüber dem eingekauften Kongressmanagement.
Externe Partner mit breiterem Spektrum
Olaf Theuerkauf, Geschäftsführer der Kongress- und Kulturmanagement GmbH sah die Sachlage naturgemäß etwas anders. Aus seiner Sicht hat sich die Aufgabenlage eines PCO‘s in den letzten Jahren deutlich geändert: weg vom reinen Organisator hin zum beratenden Unternehmenspartner einer Fachgesellschaft. Und hierin, so Theuerkauf, liege auch der Vorteil einer externen Lösung. Ein PCO kenne sich im immer enger werdenden Dickicht aus Kommunikationskanälen und Marketingmöglichkeiten besser aus und sei so in der Lage, einer Fachgesellschaft qualitativen Input und Erfahrungen zu bieten, welche die Kosten mehr als aufwiegen.
Die veränderte Rolle des PCO
Auch Matthias Spacke, Director Core Clients & Insustry Partners) von MCI, sieht in den immer größer werdenden Anforderungen und den immer komplexeren Rahmenbedingungen die Vorteile einer Outsourcing-Lösung. Zudem wies Matthias Spacke darauf hin, dass ein PCO in den wirtschaftlichen Bereichen und vor allem im Finanzmanagement das Risiko für einen Veranstalter deutlich reduzieren könne – und dies gelte auch für die gesamte Wertschöpfungskette, denn ein etablierter PCO verfüge über ganz andere Einkaufsbedingungen bei den beteiligten Hotels, Kongresszentren und Diensteistern als eine Inhouse-Abteilung.
Fazit: Zwei Wege – ein Ziel
In der anschließenden Podiumsdiskussion wurde nochmals deutlich, dass sowohl eine interne- als auch eine externe Lösung bei der Kongressorganisation sinnvoll sein können. Die Wahl der Lösung hängt von verschiedenen Faktoren ab, allen voran aber vom Organisationsgrad der jeweiligen Fachgesellschaft. Einigkeit bestand darin, dass externe Dienstleister in Sachen Einkaufskonditionen, Kenntnisse der rechtlichen und steuerlichen Vorgaben sowie den immer relevanter werdenden Datenschutzbestimmungen über Erfahrung und Know-how verfügen, die eine interne Abteilung erst aufbauen muss.
Positives Feedback
Die Teilnehmer des 5. MCI Praxisworkshops beurteilten die Darlegung der unterschiedlichen Sichtweisen als sehr positiv. Als besonders hilfreich wurde wahrgenommen, dass die Diskussion nicht für oder gegen eine Lösung ausgerichtet war, sondern dass die Teilnehmer sich anhand der unterschiedlichen Themenbereiche ein eigenes Bild machen konnten, welche Lösung für die individuelle Situation der bessere Weg ist.
Der nächste Praxisworkshop findet am 7.11.2018 in Düsseldorf statt.
