Vor mehr als 150 Jahren gab es nur eine Kommunikations-Plattform, die wirklich von Bedeutung war: Die Presse. Der Zeitungsinhalt wurde meist in einer vormittäglichen Redaktionssitzung konzipiert, geplant und organisiert und weniger als 24 Stunden später kam die Zeitung mit ihren Informationen bei den Lesern an.
Der Raum, an dem die Redaktionssitzungen stattfanden hieß Newsroom. Im Newsroom wurden Inhalte und Geschichten, Stories und Meinungen gefiltert, überarbeitet, konzipiert und an verschiedene Personen zur Weiterverarbeitung und -verbreitung verteilt. Die Anzeigenabteilung kümmerte sich derweil um den Verkauf von Anzeigenflächen und kontaktierte dazu Firmen und Organisationen, die möglichst genau zu den Inhalten passten, die beschlossen wurden. Beide Abteilungen, Redaktion und Verkauf gingen dann daran, die endgültige Zeitung zu einem bestimmten Zeitpunkt fertig zu stellen und sie an die Druckerei weiterzuleiten, wo Techniker die Daten in riesige Platten ätzten, die dann in ebenso riesige Maschinen eingespannt wurden, welche die Zeitungsauflage druckten.
Als später die ersten Radio- und Fernsehanstalten aufkamen, übernahmen diese „moderneren“ Informationstechnologien das Prinzip der Informations-Koordination, -aufbereitung und des Verkaufs einigermaßen unverändert – nur nutzten sie statt Druckmaschinen halt Fernseher und Radios zur Verbreitung.
Lange ging alles „gut“ – aber mit dem Internet wurde alles anders. Die Medienlandschaft und die Kommunikationsformen haben sich radikal ge- und verändert. Mit dem Beginn der „digitalen Revolution“ und dem dot-com-Boom Mitte und Ende der 90er Jahre, begannen sowohl die klassischen Redaktionen als auch ganz andere Unternehmens-Bereiche, die Art und Weise der Informationsbeschaffung, -verarbeitung und -verbreitung neu zu denken.
Heute, im ersten Viertel des 21. Jahrhunderts stehen deshalb nicht nur Kommunikations-Profis wie Redakteure, sondern auch Mitarbeiter ganz anderer Gewerke vor immer größeren kommunikativen Herausforderungen. Wer immer kommuniziert, steht in diesem neuen Spannungsfeld – das gilt auch und ganz besonders für Eventorganisatoren. Denn ein Event ist zumindest auch eine kommunikative Plattform.
Organisatoren von Veranstaltungen müssen heute kommunikativ hoch komplexe Abläufe berücksichtigen, sie müssen die unterschiedlichen Kommunikationskanäle der unterschiedlichen Zielgruppen kennen und bespielen können, sie müssen die richtigen digitalen Werkzeuge kennen und nutzen, sie müssen aber auch immer noch persönlich kommunizieren können und die verschiedensten Anforderungen an Informationsgehalt, -tiefe und -geschwindigkeit berücksichtigen.
Der Newsroom-Kongress
Der Newsroom-Kongress ist ein – komplexes aber äußerst effektives – Kongress-Format, das den Entwicklungen der letzten und der nächsten Jahre sowie den veränderten kommunikativen Anforderungen der Zielgruppen Rechnung trägt.
Kongresse sind ohne Zweifel in den letzten Jahren immer individueller geworden – Partizipation und digitale Tools wurden immer wichtiger. Diese Veränderungen im Hinterkopf, wurde das Format „Newsroom-Kongress“ konzipiert. Es beinhaltet neben einer agilen redaktionellen Arbeit auch die passenden digitalen Tools. Der digitale Newsroom ist quasi ein modernes Pendant zur klassischen Redaktion.
Der Newsroom-Kongress geht aber noch einen Schritt weiter: Mit Elementen der klassischen Zeitungsredaktionen und modernsten Kommunikationstechnologien befasst sich dieser Newsroom nicht nur mit der Organisation der journalistischen (oder: kommunikativen) Arbeit, mit der Produktion und Verbreitung des Contents, sondern auch mit der Unterstützung und Begleitung der Veranstaltungs-Teilnehmer.
Um seine Berechtigung zu haben und zu erhalten, muss sich der digitale Newsroom permanent weiter neu erfinden und alle technischen Möglichkeiten dazu nutzen: Künstliche Intelligenz und Machine-Learning werden aus diesem Grund perspektivisch eine wichtige Scharnierfunktion einnehmen: Durch den Einsatz dieser neuesten Tools können Muster erkannt und anhand eines Chatbots den Teilnehmern zeitnah passende und individuelle Lösungen, Empfehlungen und Kontakte angeboten werden.
Wie werden Anforderungen definiert und priorisiert?
Eine der Kernfunktionen des Newsroom-Kongresses besteht zunächst darin, das Profil eines jeden Veranstaltungsteilnehmers zu erstellen.
Um dies zu ermöglichen, werden die Möglichkeiten der künstlichen Intelligenz und Data-Mining genutzt um aus den Inhalten der Veranstaltung, den bekannten Interessen der Teilnehmer und anderen Faktoren und Parametern ein möglichst passgenaues Profil zu erstellen. Der kommunikative Austausch mit einem Chatbot und die Teilnehmer-„Begleitung“ finden in der Folge persönlich abgestimmt statt und basieren auf spezifischen Algorithmen, die nicht nur während, sondern auch vor und nach einem Kongress von eminenter Bedeutung sein können. Kurz: Man kennt den Teilnehmer im eigentlichen Wortsinne: Was macht er? Welches sind seine Ziele? Wofür interessiert er sich? Wen sollte er aufgrund seines Profils am Kongress treffen? Wer denkt ähnlich wie er oder ganz anders? Welche Session würde ihm als nächstes am besten entsprechen? Wann will er Kaffee?
Diese Anwendungen, die als „wissenschaftlicher Assistent“ (oder: science Assistant) begriffen werden können, werden neben den Programminhalten auch Zeiträume für individuelles Arbeiten, den Dialog mit ähnlich oder genau anders denkenden, Ruhephasen, den Austausch in Arbeitsgruppen oder auch Kaffee-Pausen etc. planen, vorschlagen und organisieren.
Jeder Besucher wird mit Hilfe seines digitalen „Buttlers“ eine eigene Agenda haben, der er folgen kann – mit Betonung auf „kann“!. Mit dieser persönlichen Agenda wird er auch Elemente aus dem Session-Planer, dem persönlichen Kalender, aus sozialen Netzwerken etc. verknüpfen können.
Dieser digitale Assistent wird auch dafür verantwortlich sein, kontinuierlich personalisierte Empfehlungen und Vorschläge zu unterbreiten, Vorschläge, die für die Teilnehmer eine ganz besondere Relevanz haben und ihnen dadurch den Wert einer Veranstaltung deutlich vor Augen führen.
Die Teilnehmer erhalten diese Informationen sofort und mit hoher Genauigkeit direkt auf sein bevorzugtes Endgerät – sein „device“ – sei es ein Smartphone, eine Smart-Watch oder eine Smart-Brille. Oder ein Tablet. Die übrigen Endgeräte wie Laptop sind eigentlich auch heute schon veraltet.
Dies alles, die Verknüpfungen von digitaler und real-live, die Nutzung aller Tools, die permanente Daten-Erhebung und der Daten-Abgleich ist die Grundlage eines vollumfänglichen „Newsroom-Kongresses“.
Herausforderung
Der Newsroom-Kongress ist viel komplexer und auch komplizierter als traditionelle Newsrooms oder traditionelle Kongresse. Er hat auch ganz andere Ziele: Die hochdigitalisierte Redaktion (Redaktion im vollumfänglichen Sinne der Informationsverarbeitung und -aufbereitung) funktioniert nur dann reibungslos, wenn das Konzept genau auf die kommunikativen Anforderungen der Veranstaltungsteilnehmer zugeschnitten ist und sich nahtlos in eine bestehende und bekannte Organisation einfügt und wenn er – sehr wichtig – offene und durchlässige Kommunikations-Kanäle zur Verfügung stellt. Aufgrund der Palette an digitalen Tools, die dazu zur Verfügung stehen und deren Anforderung an Technik und Prozesse, bedingt der Newsroom-Kongress zumindest teilweise auch eine grundlegende Anpassung bestehender Aufgaben und Strukturen.
Der Newsroom-Kongress erfordert trotz des extrem hohen Individualisierungsgrades bestimmte, durchaus auch konsistente und unveränderliche Strukturen. Diese schaffen nämlich erst die Möglichkeit, dass Content-Produzenten Zugang zu allen Informations-Kanälen haben und diese für die redaktionelle Arbeit und die Aufbereitung nutzen können. Auch im technischen Bereich sind die Anforderungen des Newsroom-Kongresses sehr hoch: Sowohl in Bezug auf die technische Leistungsfähigkeit, die Funktionssicherheit aber auch in Bezug auf die Sicherheit, Nutzerfreundlichkeit und den Schutz von persönlichen Daten benötigt der Newsroom-Kongress umfangreiche Ressourcen.
Vorteile des Newsroom-Kongresses
Mit zunehmender Informationsdichte stiegt und steigt der Bedarf an Individualisierung im Bereich der Informationsvermittlung, aber auch das Bedürfnis nach einfacherer und schnellerer Informationsbeschaffung. Darüber hinaus wird die User Experience durch den täglichen Umgang mit modernen Medien beeinflusst und diese Beeinflussung wiederum hat direkten Einfluss auf die Erwartungshaltungen der Teilnehmer an einer Veranstaltung – egal ob Event, Kongress oder Symposium.
Diese Gründe und Ursachen sind es, die den Newsroom-Kongress zu einem grundsätzlich idealen Format machen: Er ermöglicht die Zentralisierung von Informationen, erleichtert damit deren Verwaltung und Verteilung und optimiert damit die positive Nutzererfahrung. Der Newsroom-Kongress schafft die Möglichkeit, Themen, Medienressourcen, Informationskanäle und Zielgruppen zusammenzuführen, eine hochrelevante und personalisierte Verteilung des Contents vorzunehmen und damit echten Mehrwert zu schaffen – gleichzeitig stehen allen Beteiligten alle Informationen zur Verfügung, so dass auch neue Interessen problemlos befriedigt werden können.
Aus Sicht des Kongress-Organisators erfüllt der Newsroom-Kongress trotz seines unbestritten hohen Ressourcenbedarfs einen ganz wesentlichen Vorteil: Durch die persönliche Informationsvermittlung schafft er es, zwischen Organisator und Teilnehmer eine echte Beziehung aufzubauen. Diese Beziehung kann, klug gepflegt, über mehrere Jahre halten und den Aufwand langfristig nicht nur reduzieren sondern sogar egalisieren. Langfristig gesehen ist der Newsroom-Kongress zwar nicht billig, weist aber einen höheren ROI aus als die meisten seiner Alternativen.
Das Format oder Modell „Newsroom-Kongress“ ist eine effektive Alternative um leicht zugängliche Inhalte zeitnah zu produzieren und den Informationsfluss real-time zu steuern. Durch die Kombination von Algorithmen und linguistischen sowie semantischen Analysen ermöglicht der Newsroom-Kongress das schnelle Erkennen von Mustern und ermöglicht die Extraktion grundlegender Informationen aus – zum Beispiel – Textdaten und Präsentationen. Das Format trägt damit nicht nur zur Schaffung nachhaltiger Kommunikationsstrategien bei, sondern auch zur Steigerung von Sichtbarkeit und Präsenz in allen relevanten Kanälen.
Fazit
Der Begriff „Digitaler Newsroom“ (und damit „Newsroom-Kongress“) ist noch etwas neu und mag nicht für jeden exakt das Gleiche bedeuten. Das ist auch nicht wichtig – wichtig ist, dass sich die Verantwortlichen für Kongresse oder ähnliche Veranstaltungen bewusst sind, dass dieses Format in seiner Konsequenz die Antwort ist auf die Fragen und Anforderungen einer Teilnehmerschaft, die selbst immer tiefer und fester in der digitalen Welt verankert ist.
Mehr Informationen zu diesem und anderen Formaten und generell zur Entwicklung von Events, Kongresse, Messen etc. finden Sie in unseren Whitepapern.
