Tickets per Mausklick im Onlineshop verkaufen und kaufen, die Zutrittsorganisation und -kontrolle per Smartphone-Scan oder RFID-Armband optimieren, Teilnehmer via Event-App gezielt auf Programmänderungen und Highlights hinweisen – solche digitalen Event-Technologien können bereits heute viele Aufgaben rund um die Planung und Organisation von Live-Veranstaltungen effizienter und schneller gestalten.
Die Art und Weise, wie Meetings, Kongresse und ganz allgemein Veranstaltungen heute von Teilnehmern und anderen Stakeholdern erlebt werden, ist durch die technologischen Fortschritte der letzten Jahre ganz erheblich beeinflusst worden. Bei den meisten dieser „neuen“ Möglichkeiten liegt der Hauptnutzen darin, aufwendige, manuelle Prozesse zu beschleunigen, die Sicherheit zu erhöhen und damit den Teilnehmern in allen „Standardbereichen“ eine bessere Experience zu gewährleisten: schnellere Buchung, einfacherer Zugang, bessere Übersicht, etc.
Die „neue“ Technologie ist mittlerweile in jedem Bereich des Meeting- und Kongress-Bereiches angekommen und weitere Potenziale der Digitalisierung werden zunehmend erkannt und akzeptiert, allen voran im Bereich des Nachrichtenaustausches, des Networkings und der Nutzung von Social Media-Kanälen bereits im Vorfeld von Veranstaltungen. Die Teilnehmer nutzen diese Technologien außerhalb von Kongressen bereits regelmäßig im Alltag, sind den Umgang mit ihnen gewohnt und erwarten entsprechend auch bei Kongressen, sie wie ganz selbstverständlich nutzen zu können.
In diesem Sinne sind viele dieser technologischen Entwicklungen ein wesentlicher Bestandteil von Tagungen und Kongressen in Zukunft und ein wichtiges Instrument, attraktiv und relevant zu bleiben.
Herausforderungen und Schwierigkeiten für den Kongress der Zukunft
Mit der zunehmenden Nutzung und der immer größeren Verbreitung von online-basierten Technologien könnte der Eindruck entstehen, diese würden persönliche Treffen, den individuellen Austausch und damit die physische Teilnahme an Kongressen zunehmend überflüssig machen. Viele Kongressveranstalter sind daher mit dem Einsatz dieser neuen Möglichkeiten zurückhaltend, eben wegen der Befürchtung, dass so die Teilnehmerzahlen stabil bleiben werden.
Diese Angst ist nicht nur unbegründet, sondern führt langfristig in die falsche Richtung: neue Technologien können und sollen keinesfalls persönliche Kontakte konkurrenzieren, sie sollen und können sie vielmehr ergänzen und den Teilnehmern dadurch die Möglichkeit geben, diese so wichtigen persönlichen Kontakte gezielter, intensiver und damit mit einem echten Mehrwert zu pflegen.
Der Fokus der „technologischen Perspektive“ soll also auf der Vereinfachung liegen, darauf, Kongresse erlebbarer zu machen und den Teilnehmern einen echten Mehrwert zu verschaffen. Dabei spielen die Faktoren wie Interaktion und Individualisierung eine zentrale Rolle.
Der Mehrwert liegt in der sinnvollen Integration von Technik
Wer nun glaubt, die simple Implementierung von technischen Tools sei die Lösung, der irrt sich. Es geht vielmehr darum, sinnvolle Maßnahmen einzusetzen. Maßnahmen zu nutzen, die den Teilnehmern (aber auch den Sponsoren, Ausstellern etc.) Standardprozesse abnehmen oder zumindest erleichtern. Alle technischen Möglichkeiten sollen sich darauf konzentrieren, die so wesentlichen Erfolgsfaktoren wie Interaktion, Individualisierung, Relevanz, Dialog und Partizipation zu unterstützen und zu fördern.
Es geht um die maximale Optimierung und Erfüllung der Teilnehmerbedürfnisse, die Erleichterung der aktiven Teilnahme, denn jede diesbezüglich investierte Minute, jeder neue Kontakt und jede neue, relevante Erfahrung schaffen ein positives und nachhaltiges Erlebnis, das nicht nur lange in Erinnerung bleibt, sondern zur Identifikation mit der Veranstaltung beiträgt.
Welche Event-Tools sind relevant für den Kongress der Zukunft?
Allen voran, und heute schon fast eine Standardanforderung, sind die Tools relevant, die den Besuchern die Teilnahme, die Orientierung und die Informationsbeschaffung an Kongressen erleichtern.
Um den Einsatz neuer Technologien und Tools erfolgreich und Ziel führend zu gestalten, braucht es Planung und eine klare Strategie. Interaktive Elemente sind nur dann sinnvoll, wenn sie echten Mehrwert generieren, die Interaktion fördern und sich positiv auf die Individualisierung auswirken.
Teilnehmer müssen in die Lage versetzt werden, einen aktiven Beitrag zu leisten, die Inhalt (mit)beeinflussen zu können. Wenn das möglich ist, steigt bei den Kongress-Teilnehmern die Aufmerksamkeit und damit die Identifikation mit der Veranstaltung.
Um das im Vorfeld oder während eines Kongresses sicher zu stellen, gibt es verschiedene Ab- oder Umfrage-Tools, die – richtig eingesetzt – sich sehr positiv auf die Teilnehmer-Experience auswirken. Angefangen von Interessens-Abfragen im Vorfeld, über aktive Teilnehmer-Beteiligung durch den Einsatz spezifischer Formate während des Kongresses bis hin zu einer online-basierten und qualitativen After-Event-Befragung über online-Kanäle. Natürlich gehört auch die Nutzung aktueller sozialer Kommunikationsplattformen (Community-Building) zu den technischen Möglichkeiten, welche die Bindung der Teilnehmer an einen Event besonders stark positiv beeinflussen.
Event-Apps als moderner Informationsträger und -vermittler
Event-Apps werden von Teilnehmern in vielen Bereichen mittlerweile schon als Standard-Instrument angesehen. Zusätzlich bieten sie neben der unmittelbaren und real-time-Informationsvermittlung aber auch weitere Vorteile: Apps können zusätzlich als Werbe-, Organisations- und Feedback-Instrument eingesetzt werden.
Eine sinnvolle Event-App ist interaktiv, sie fördert den Dialog, bringt Gleich-Interessierte zusammen und bleibt auch nach dem Event ein aktives Tool, das langfristig die positive Nutzererfahrung sicherstellt.
Der Schlüssel zu einer erfolgreichen App liegt darin, dass sie einen großen Teil der Kontrolle in die Hände der Teilnehmer legt und ihnen die Möglichkeit gibt, ihre eigenen Eventerlebnisse durch das Verwalten des Zeitplanes, durch die Planung von Terminen und das aktive Netzwerken zu optimieren.
RFID – Registrierung, Bezahlung, Kommunikation
RFID-Systeme (Radio Frequency Identification) wurden bislang vor allem bei großen Musikfestivals eingesetzt und dort vor allem in den Bereichen „Zutrittskontrolle“ und „bargeldloser Zahlungsverkehr“. Aber selbstverständlich kann dieses System auch an Kongressen maßgeblich zur Vereinfachung von Standard-Aktivitäten dienen und sowohl den Teilnehmern als auch dem Veranstalter viel Zeit und Aufwand sparen.
Mit einer RFID-Lösung kann das Zutritts-Wesen einfacher und vor allem sicherer gemacht werden, die Möglichkeit des bargeldlosen Zahlungsverkehrs sorgt ebenfalls für mehr Sicherheit und größere Transparenz – zusätzlich ermöglicht die Kombination mit einer App, kurzfristig das Besucherverhalten zu beeinflussen (indem beispielsweise in frequenzschwachen Zeiten besondere Angebote kommuniziert werden). All das ermöglicht wiederum dem Veranstalter, eine qualitativ hochwertige Auswertung des Teilnehmer-Verhaltens und damit eine Anpassung des Programmes für den nächsten Kongress. Und das wiederum führt dazu, dass Teilnehmer ihre Bedürfnisse wahrgenommen sehen.
Fazit
Technologien und Tools, die Interaktion und individuelle Anpassungen fördern, werden weiter an Bedeutung gewinnen. Die modernen Möglichkeiten der Digitalisierung werden zunehmend von Teilnehmern eingefordert, sie sollen dazu genutzt werden, die User-Experience zu optimieren und damit die Besucherzufriedenheit zu steigern. Das alles führt zusammen zu einem erfolgreichen Kongress in der Zukunft.
Gerne laden wir Sie ein, in einem persönlichen Beratungsgespräch tiefer in die Thematik „Kongress der Zukunft“ einzutauchen und gemeinsam mit uns herauszufinden, welche Eventformate und welche technischen Möglichkeiten für Sie und Ihre Zielgruppen in Zukunft relevant und erfolgsentscheiden sein werden.
